PARCOURS GESTION DU TEMPS ET DES PRIORITES
Formation créée le 28/02/2024. Dernière mise à jour le 29/03/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Cette formation vise à aider le personnel administratif des structures d’aide à domicile à reprendre la maîtrise de leur temps de travail dans un environnement exigeant et imprévisible. Entre appels des bénéficiaires, urgences de dernière minute et coordination des intervenants, il devient essentiel de structurer ses journées, de prioriser efficacement et de savoir gérer les imprévus sans s’épuiser. Grâce à une approche concrète et adaptée au secteur médico-social, les participants apprendront à mieux s’organiser, à gagner en sérénité et à renforcer la cohésion d’équipe. La formation allie théorie, outils simples et cas pratiques issus du terrain.
Objectifs de la formation
- Optimiser la gestion de son temps au quotidien
- Identifier et prioriser les tâches essentielles
- Utiliser des outils de planification pour améliorer l’organisation
- Maîtriser les techniques de gestion des interruptions et des imprévus
- Développer des stratégies pour augmenter la productivité personnelle et collective
Profil des bénéficiaires
- Les responsables secteur
- Les secrétaires et assistant(e)s administratifs(ves)
- Les chargé(e)s de planning ou de coordination
- Les référent(e)s de secteur
- aucun
Contenu de la formation
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Comprendre son rapport au temps et analyser son organisation actuelle
- Accueil, présentation du parcours, expression des attentes
- Autodiagnostic de sa gestion du temps (grille + échange collectif)
- Les grands voleurs de temps dans l’aide à domicile : appels, imprévus, multi-sollicitations
- Les 3 temps du travail : temps contraint, choisi, subi
- Travail sur la charge mentale et la surcharge informationnelle
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Prioriser, planifier et organiser efficacement
- La matrice d’Eisenhower : urgent vs important
- Identifier ses tâches essentielles (valeur ajoutée / missions cœur de métier)
- Méthodes de planification (méthode “1-3-5”, blocs de temps, rétro-planning)
- Utilisation d’outils simples : to-do list efficace, agenda numérique ou papier
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Gérer les interruptions, les imprévus et les sollicitations multiples
- Typologie des interruptions dans le secteur de l’aide à domicile
- Techniques de recentrage rapide : règle des 2 minutes, boîte à imprévus, rituel de relance
- Construire un protocole de gestion d’urgence (ex. absence intervenant)
- Communiquer efficacement avec les équipes terrain et les bénéficiaires
- Dire non sans bloquer la relation
-
Consolider ses bonnes pratiques et construire son plan d’action
- Retour sur les expérimentations entre les jours de formation
- Ateliers collaboratifs : astuces d’organisation, outils numériques, routines efficaces
- Prévenir la fatigue décisionnelle et l’épuisement professionnel
- Focus “équilibre énergie / efficacité” dans un métier à forte implication humaine
- Élaboration d’un plan d’action personnel
L'encadrement et l'animation de la formation sont assurés par un formateur professionnel en administration et gestion des priorités, expert dans l'optimisation du temps et des processus organisationnels.
- Questionnaires d'évaluation des compétences en amont et en aval
- Salle de Formation avec vidéoprojecteur
- Support de formation numérique
- Discussions et échanges d’expérience
- Cas pratiques / Mises en situation
Qualité et satisfaction
Modalités de certification
- À l’issue du parcours, les participants seront capables de : Identifier leurs principaux freins organisationnels et les leviers pour gagner en efficacité Planifier et structurer leur journée de travail en tenant compte des urgences et imprévus liés à l’activité d’aide à domicile Distinguer les tâches essentielles de celles à faible valeur ajoutée pour mieux prioriser Utiliser des outils simples de gestion du temps (matrice d’Eisenhower, to-do list efficace, blocs de temps…) Appliquer des techniques de gestion des interruptions pour préserver leur concentration Mettre en place un plan d’action personnalisé, réaliste et adapté à leur poste Améliorer leur sérénité et leur efficacité au quotidien, dans un environnement exigeant et humain